리마인드 메일 영어로, 해외 거래처 결제 독촉은 어떻게 쓰나요?
해외 거래처 결제 리마인드 메일은 기한 전 Payment reminder, 기한 뒤 Overdue notice, 마지막 Final notice로 나눠 씁니다. 단계별 영어 문장·제목줄·연체이자·시차 함정과 청구 관리 도구로 자동화할 때 갈리는 점을 정리했어요.
최초 발행 · 감수 김유진 세무사 · 장성우 변호사 · 다음 정기 검토 2027.01
2026년 시행 법령 기준
미국 바이어에게 1만 8,500달러짜리 인보이스를 보냈고, 결제기한은 9월 30일이었습니다. 10월 1일 아침에 외화계좌를 열어 봤는데 들어온 돈이 없어요. 메일을 쓰려고 창을 열었다가 손이 멈춥니다. “돈 언제 보내 주실 거예요?”를 영어로 어떻게 해야 무례하지 않을까. 그리고 이 메일은 오늘 보내는 게 맞을까.
이 글은 그 두 질문을 순서대로 풉니다. 먼저 영어 용어를 정리하고, 단계별로 그대로 쓸 수 있는 문장을 놓은 다음, 연체이자와 시차처럼 국내 거래에는 없던 함정을 짚습니다. 마지막으로 직접 보내는 방법과 청구 관리 도구가 어디서 갈리는지 보겠습니다.
결제 리마인드 메일은 영어로 뭐라고 하나요?
기한 전후의 가벼운 안내는 Payment reminder, 기한이 지난 뒤의 안내는 Overdue notice, 마지막 통지는 Final notice라고 씁니다. 우리가 흔히 말하는 「리마인드 메일」은 이 가운데 맨 앞, 기한 전후의 Payment reminder에 가장 가까워요. 영어권 매출채권 실무에서는 기한 뒤 단계적으로 보내는 수금 연락 전체를 dunning(더닝)이라고 부르기도 합니다.
이름을 나눠 쓰는 이유는 단순합니다. 제목줄의 단어만 보고도 상대 경리가 이 메일이 「확인 부탁」인지 「연체 통지」인지 알 수 있게 하려는 거예요. 첫 메일부터 “Final notice”를 달면 관계가 상하고, 석 달째 “Friendly reminder”를 달면 아무도 급하게 읽지 않습니다.
| 영어 표현 | 우리말 뜻 | 보내는 때 | 말투 |
|---|---|---|---|
| Friendly reminder | 가벼운 확인 안내 | 기한 3~7일 전 | 금액·기한 확인, 문제 있으면 알려 달라 |
| Payment reminder | 결제 안내 | 기한 당일 또는 직후 | 아직 확인되지 않았다는 사실만 전달 |
| Overdue notice | 연체 안내 | 기한 뒤 1~2주 | 지난 일수와 회신 기한을 분명히 |
| Final notice | 최종 통지 | 기한 뒤 30일 전후 | 총액, 납부 날짜, 그 뒤의 조치 |
표의 「보내는 때」는 30일 결제조건을 기준으로 한 편집부 예시예요. 결제조건이 60일, 90일이면 간격도 함께 늘립니다. 연체 횟수와 간격을 미국 매출채권 업계 자료로 더 자세히 짠 예시가 궁금하다면 매출채권연구소의 독촉장, 한 번에 세게 말고 60일에 걸쳐 7번 나눠요가 날짜별 일곱 번의 순서와 받는 사람을 바꾸는 시점을 정리해 두었습니다. 이 글은 그 순서를 해외 거래처에게 영어로 옮길 때 필요한 문장과 함정에 집중합니다.
결제기한 전에 보내도 실례가 아닌가요?
실례가 아닙니다. 기한 전 안내는 독촉이 아니라 확인이에요. 금액과 기한, 송금받을 계좌를 미리 확인해 주면 상대 경리가 「발주서와 금액이 다르다」, 「입고 확인이 아직이다」 같은 문제를 기한 전에 말할 기회가 생깁니다. 기한 뒤에 알게 되는 것보다 두세 주를 아끼는 셈이에요.
법으로 따지면 이 안내는 의무가 아닙니다. 한국이 당사국인 국제물품매매협약(CISG) 제59조는 매수인이 계약에서 정한 날에 매도인의 요구나 별도 절차 없이 대금을 지급해야 한다고 정해요. 국내 거래라면 민법 제387조 제1항이 확정된 기한이 있는 채무는 기한이 도래한 때부터 지체 책임이 있다고 정합니다. 그러니 리마인드 메일은 권리를 만드는 서류가 아니라, 돈이 제날짜에 들어오게 하는 실무 도구예요.
기한 전 메일은 짧게 씁니다. 그대로 옮겨 쓸 수 있는 예시예요(편집부 작성, 회사명·번호·금액은 가상).
Subject: Friendly reminder: Invoice INV-2026-0912 (USD 18,500) due 30 September
Dear Ms. Carter,
This is a friendly reminder that Invoice INV-2026-0912 for USD 18,500
is due on 30 September 2026. A copy is attached for your convenience.
If anything needs to be checked on your side, such as the PO number
or delivery confirmation, please let us know before the due date.
Our bank details remain the same as stated on the invoice.
Best regards,
Jiwon Kim | Accounts Receivable | Hanbit Parts Co., Ltd.마지막 줄 “Our bank details remain the same”는 빠뜨리지 않는 게 좋습니다. 이유는 아래 이메일 해킹 절에서 다시 짚을게요.
기한이 지난 뒤에는 어떤 문장을 쓰나요?
기한이 지난 뒤에는 「아직 확인되지 않았다」는 사실, 지난 일수, 회신해 달라는 날짜를 한 문장씩 적습니다. 감정이나 추측을 넣지 않아요. “You forgot to pay” 대신 “We have not yet received payment”처럼 사실만 말하면, 상대가 이미 송금했는데 은행에서 늦는 경우에도 서로 체면이 상하지 않습니다.
단계별로 핵심 문장만 뽑으면 이렇습니다.
| 단계 | 핵심 영어 문장 | 우리말 뜻 |
|---|---|---|
| 기한 뒤 1~7일 | We have not yet received payment for Invoice INV-2026-0912, which was due on 30 September. | 9월 30일이 기한인 인보이스의 대금이 아직 확인되지 않았습니다. |
| 같은 메일 | If payment has already been sent, please share the remittance details so we can trace it. | 이미 보내셨다면 송금 내역을 알려 주시면 추적하겠습니다. |
| 기한 뒤 14일 전후 | The invoice is now 14 days overdue. Please confirm the expected payment date by 17 October. | 연체 14일째입니다. 10월 17일까지 지급 예정일을 알려 주세요. |
| 기한 뒤 30일 전후 | Final notice: the outstanding amount of USD 18,500 must be paid by 7 November 2026. | 최종 통지입니다. 미지급 18,500달러를 11월 7일까지 지급해 주십시오. |
| 같은 메일 | If we do not receive payment by then, we will proceed in accordance with the contract. | 그때까지 지급이 없으면 계약에 따라 절차를 진행하겠습니다. |
Final notice의 마지막 문장은 일부러 넓게 썼습니다. “We will take legal action”처럼 구체적인 조치를 적으려면 실제로 그 절차를 밟을 준비가 돼 있어야 해요. 지키지 않을 경고는 다음 메일의 무게를 떨어뜨립니다. 해외 미수금을 수출보험이나 추심기관에 맡기는 단계와 그 비용은 해외추심 수수료 24~30%, 맡기기 전에 남길 청구 기록에서 이어서 볼 수 있어요.
CISG를 쓰는 거래라면 Final notice에 쓸 수 있는 장치가 하나 더 있습니다. 제63조 제1항은 매도인이 매수인의 의무 이행을 위해 합리적인 길이의 추가 기간을 정할 수 있다고 하고, 제64조 제1항 나호는 그 기간 안에 대금을 내지 않으면 계약을 해제할 수 있는 근거로 이어져요. 다만 해제는 물건을 돌려받는 문제까지 얽히는 큰 결정입니다. 이 문장을 넣을지는 계약서와 함께 법률 전문가와 정하세요.
영어 독촉 메일에는 무엇을 꼭 적어야 하나요?
인보이스 번호, 금액과 통화, 원래 기한, 지난 일수, 송금 계좌가 그대로라는 확인, 회신받을 담당자 여섯 가지입니다. 제목줄에는 이 가운데 앞의 세 개를 넣어요. 상대 경리가 받은편지함 목록만 보고도 무엇을 얼마 내야 하는지 알 수 있게 하는 겁니다.
| 칸 | 어디에 | 적는 예 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|---|---|
| 인보이스 번호 | 제목줄 | Invoice INV-2026-0912 | 상대가 어느 건인지 찾느라 처리가 밀림 |
| 금액과 통화 | 제목줄 | USD 18,500 | 원화 금액으로 오해하거나 다른 건과 혼동 |
| 원래 기한 | 제목줄 | due 30 September 2026 | 연체가 맞는지부터 다시 따짐 |
| 지난 일수 | 본문 | now 14 days overdue | 급한 메일인지 판단하지 못함 |
| 계좌 변경 없음 | 본문 | Our bank details remain unchanged. | 해킹 메일과 구분할 기준이 사라짐 |
| 회신 담당자 | 서명 | 이름 · 직함 · 직통 이메일 | 답장이 대표 주소로 가서 묻힘 |
인보이스는 메일마다 다시 첨부합니다. “지난번에 보낸 파일을 찾아보라”는 건 상대에게 일을 넘기는 거예요. 그리고 한 메일에는 인보이스 한 건이 원칙입니다. 다섯 건을 한 메일에 묶으면 다섯 건이 다 풀릴 때까지 그 메일 전체가 결재 대기열에 남아요.
받은 금액이 인보이스보다 조금 적다면 독촉 전에 원인부터 나눕니다. 해외 송금은 중계은행 수수료가 빠져 그만큼 덜 들어오는 일이 흔하거든요. 이 차액을 연체로 보고 독촉하면 거래처는 억울해합니다. 차액이 생기는 구조와 나누는 법은 해외 인보이스 발행, 어려운 건 청구서보다 입금 대조입니다에 정리해 두었어요.
영어 리마인드 메일에 연체이자를 적어도 되나요?
계약서에 이자 조항이 있거나, 거래에 적용되는 법이 지연이자를 인정할 때만 적습니다. 어느 법이 적용되느냐에 따라 이자가 붙는 시점과 이율이 달라요. 근거 없이 “1.5% per month”를 적으면 상대는 돈보다 그 숫자를 먼저 따지기 시작합니다.
| 적용되는 기준 | 이자가 붙는 때 | 이율 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 계약서 이자 조항 | 계약에서 정한 대로 | 계약에서 정한 이율 | 계약서 |
| CISG가 적용되는 국제 매매 | 대금을 제때 내지 않은 때 | 협약 조문에 이율이 없음 | CISG 제78조 |
| EU 회원국 법이 적용되는 기업 간 거래 | 계약상 기한 다음 날부터. 기한을 안 정했으면 인보이스 수령 뒤 30일 | 회원국별 법정이율(예: 독일 연 10.52%) + 인보이스마다 40유로 | Your Europe(EU 공식) |
| 한국 법이 적용되는 상거래 | 확정 기한이 지난 때부터 | 상사법정이율 연 6% | 상법 제54조 · 민법 제387조 |
CISG 제78조는 대금 지급을 미룬 상대방에게 이자를 청구할 권리가 있다고만 정하고, 이율은 정하지 않습니다. 그래서 계약서에 이율을 적어 두지 않았다면 그 숫자를 무엇으로 정할지가 다시 다툼거리가 돼요. 견적서나 인보이스 단계에서 결제조건 칸에 이자 조항을 적어 두는 이유입니다.
EU 쪽은 기준이 비교적 분명합니다. EU 공식 안내 Your Europe는 계약상 기한 다음 날부터 이자가 생긴다고 하고, 2026년 7월 1일부터 12월 31일까지의 회원국별 법정 지연이자율을 표로 공개해요. 독일 10.52%, 프랑스 12.40%, 네덜란드 10.15% 같은 식입니다. 다만 같은 안내는 EU 밖 나라의 법이 적용되는 거래에는 이 규칙이 적용되지 않을 수 있다고 적어 둡니다. 한국 수출기업과 독일 바이어의 계약이라면, 계약서의 준거법 조항부터 확인해야 해요.
가상 예시로 계산해 볼게요. 독일 법이 적용되는 2만 유로 인보이스가 30일 늦었다고 합시다. 이자는 20,000유로 × 연 10.52% × 30/365일 = 172.93유로예요. 여기에 늦게 받은 인보이스 한 건당 회수비용 40유로를 더하면 212.93유로입니다. Final notice에는 이 숫자를 원금과 나눠 적고, 계산식을 한 줄 붙입니다. 원금과 이자를 한 숫자로 뭉치면 상대 경리는 결재를 올리지 못해요.
시차와 이메일 해킹은 어떻게 챙기나요?
기한은 상대 나라 날짜로 세고, 계좌 이야기는 메일에 새로 쓰지 않습니다. 둘 다 국내 거래처에 보내던 독촉 메일에는 없던 함정이에요.
먼저 시차입니다. 10월 1일 오전 10시(한국 시각)에 보낸 연체 안내는 미국 동부 기준으로 9월 30일 밤 9시에 도착해요(서머타임 기간). 상대 입장에서는 아직 기한 당일입니다. 그 시각에 “overdue”라는 단어를 받으면 기분이 좋을 리 없죠. 그래서 첫 연체 안내는 상대 나라 기준으로 기한이 확실히 지난 다음 날 보내거나, 인보이스의 기한 칸에 “30 September 2026 (KST)“처럼 기준 시간대를 적어 둡니다.
다음은 이메일 해킹입니다. 무역 거래에서 자주 보고되는 사기는 거래처 메일을 엿보던 사람이 「계좌가 바뀌었다」는 메일을 끼워 넣는 방식이에요. 리마인드 메일은 상대가 송금 직전에 여는 메일이라 이 수법에 딱 맞는 자리입니다. 그래서 리마인드 메일에는 새 계좌번호를 적지 않고, 오히려 “Our bank details remain unchanged. Please do not act on any request to change them by email.”이라고 적어 두면 좋아요. 정말 계좌를 바꿔야 한다면 메일이 아니라 전화나 서명된 문서로 따로 확인합니다. 피해가 났을 때 되찾는 절차는 무역사기 이메일 해킹, 바뀐 계좌로 보낸 돈 되찾을 수 있나요?에서 다뤘어요.
직접 보내기와 청구 관리 도구는 어디서 갈리나요?
해외 거래처가 몇 곳뿐이면 메일 템플릿을 저장해 두고 직접 보내도 충분합니다. 갈리는 지점은 문장이 아니라 날짜예요. 거래처마다 기한이 다르고 결제조건이 다르면, 오늘 누구에게 몇 번째 안내를 보낼 차례인지 세는 일이 일이 됩니다. 그리고 돈이 이미 들어왔는데 독촉을 한 번 더 보내는 실수는 대부분 이 날짜 세기에서 나와요.
| 비교 항목 | 메일로 직접 (Gmail·Outlook 템플릿) | 청구 관리 도구 (예: 청구스) |
|---|---|---|
| 보낼 날짜 챙기기 | 담당자가 달력이나 엑셀로 셈 | 결제기한이 지나면 정한 주기로 자동 발송(공식 가이드) |
| 돈이 들어온 뒤 | 입금을 확인한 사람이 다음 메일을 직접 멈춤 | 결제가 확인되면 연체 알림이 자동으로 멈춤(공식 가이드) |
| 거래처별 간격 | 거래처마다 따로 기억 | 팀 기본값(7일) 대신 고객별 연체 알림 주기를 넣을 수 있음(공식 가이드) |
| 영어 문구 | 템플릿을 자유롭게 고침 | 영문 연체 안내 템플릿은 상담으로 설정(운영사 확인) |
| 남는 기록 | 보낸편지함에 흩어짐 | 청구 건마다 발송 이력이 남음 |
| 비용 | 메일 계정 외 추가 비용 없음 | 청구 관리는 유료 요금제(베이직 연 36만원, VAT 별도) |
엑셀 날짜 세기가 아직 버틸 만한지 가늠하는 기준은 하나예요. 지난 분기에 독촉을 깜빡하거나, 이미 낸 거래처에 독촉을 보낸 일이 한 번이라도 있었나. 있었다면 문장보다 날짜를 맡길 곳이 먼저 필요하다는 신호입니다.
청구스는 해외 거래처 연체 안내에서 어디까지 하나요?
청구스는 외화 청구서 발행, 결제기한 뒤 정해 둔 순서와 주기에 따른 연체 안내 자동 발송, 결제가 확인되면 안내를 멈추는 일, 그리고 그 기록을 청구 건마다 남기는 일까지 합니다. 2026년 10월 8일 공개된 청구스 사용 가이드에서 확인한 내용을 옮기면 이렇습니다.
| 확인한 항목 | 가이드에 적힌 내용 | 가이드 문서 |
|---|---|---|
| 외화 청구서 | 사업자별로 외화 입력을 켜고 통화와 기본 환율을 등록하면 외화 단가로 청구서를 만들고 원화 환산액이 함께 표시됩니다. 외화 청구서에 표시할 영문 사업자명·주소와 외화계좌의 송금 수취 정보를 넣어 둘 수 있습니다 | 해외 고객에게 외화로 청구하는 방법 |
| 연체 안내 순서 | 납부 지연 안내 → 이관 예정 안내 → 최고장 발송 → 최종 안내 → 채권 이관 가운데 필요한 단계만 골라 이 순서대로 진행합니다. 청구서를 만들 때 고르며, 이미 만든 청구서를 수정할 때는 바꿀 수 없습니다 | 연체 프로세스 |
| 결제 뒤 중단 | 결제가 확인되면 연체 알림은 자동으로 멈추고 남은 단계도 진행하지 않습니다 | 연체 프로세스 |
| 보내는 간격과 시각 | 연체 알림 발송 주기 기본값은 7일, 발송 시간 기본값은 오전 10시입니다. 거래처마다 다르게 하려면 고객 정보의 연체 알림 발송 주기에 값을 넣습니다 | 견적서·청구서 기본값 설정 |
| 안내 문구 | 고객이 받을 이메일·알림톡을 상황별로 미리 볼 수 있습니다. 템플릿 문구 자체를 바꾸려면 상담으로 요청하고, 청구서를 만들 때 이메일 제목·머리글과 안내 메시지는 직접 쓸 수 있습니다 | 고객이 받는 이메일·알림톡을 미리 보는 방법 |
| 장기 연체 | 설정한 연체 일수(기본 60일)를 넘기면 신용조사(추심) 가능 안내가 나가고 실행 버튼이 활성화됩니다. 자동으로 의뢰되지 않고 사용자가 직접 고릅니다 | 견적서·청구서 기본값 설정 |
가이드 밖에서 청구스 운영사에 직접 확인한 내용(2026. 9. 29.)도 적어 둡니다. 상담으로 요청하면 영문 연체 안내 메일 템플릿을 설정할 수 있습니다. 그러니 위 표의 단계별 영어 문장을 회사 말투에 맞게 다듬어 두고 상담 때 전달하면, 그 문장이 연체 단계마다 나가게 됩니다.
시차 이야기와 연결하면 하나 더 볼 것이 있어요. 가이드에서 거래처별로 바꿀 수 있다고 안내된 값은 발송 주기이고, 발송 시간은 팀 기본값 항목으로 안내돼 있습니다. 미국·유럽 거래처가 많다면 위 시차 절의 방법처럼 인보이스 기한 칸에 기준 시간대를 함께 적어 두는 편이 깔끔합니다.
청구스가 하지 않는 일도 분명히 적어 둡니다.
| 하지 않는 일 | 누가 하나 |
|---|---|
| 해외 거래처의 대금을 보관하거나 환전·송금하는 일 | 은행 등 금융회사 |
| 해외 채무자를 상대로 직접 추심하는 일 | 연계된 서울평가정보, 또는 무역보험공사 회수대행 |
| 연체이자를 청구할 수 있는지, 이율이 얼마인지 판단하는 일 | 계약서와 적용 법을 보고 회사·법률 전문가가 판단 |
| 회수를 보장하는 일 | 누구도 보장하지 않습니다 |
어떤 회사에 맞고, 어떤 회사엔 아직 이른가요?
해외 거래처가 여럿이고 결제조건이 제각각이라 보낼 날짜를 세는 일이 부담이 됐다면 청구 관리 도구가 맞습니다. 반대로 해외 거래가 1년에 몇 건이면, 이 글의 문장으로 템플릿 서너 개를 만들어 두는 것으로 충분해요.
| 이런 회사라면 | 판단 |
|---|---|
| 해외 거래처가 10곳 이상이고 외화계좌로 받으며, 국내 거래처도 함께 관리한다 | 청구스처럼 외화 청구와 연체 안내를 한곳에서 하는 도구가 맞을 수 있습니다 |
| 해외 거래가 1년에 몇 건뿐이다 | 메일 템플릿과 날짜 메모로 충분해요. 기한 전 안내 한 통만 습관으로 만들어도 차이가 납니다 |
| 거래처마다 영어 문구를 크게 다르게 써야 한다 | 템플릿 기반 자동 안내보다 담당자가 직접 쓰는 편이 맞을 수 있어요 |
| 이미 거래처가 품질 클레임을 걸었다 | 독촉보다 클레임 정리가 먼저입니다. 다툼이 있는 건에 연체 안내를 계속 보내면 관계만 나빠져요 |
| 연체가 반년을 넘겼다 | 리마인드 메일 단계는 지났어요. 수출보험 위임 가능 여부와 추심 비용부터 확인하세요 |
리마인드 메일은 한 통을 잘 쓰는 일이 아니라 같은 정보를 제때, 같은 순서로 보내는 일입니다. 문장은 이 글에서 가져가시고, 날짜를 누가 셀지만 정하면 됩니다.
자주 묻는 질문
결제 리마인드 메일은 영어로 뭐라고 하나요?
기한 전후는 Payment reminder, 기한 뒤는 Overdue notice, 마지막은 Final notice예요.
결제기한 전에 리마인드 메일을 보내도 실례가 아닌가요?
실례가 아니에요. 금액·기한·계좌를 미리 확인해 주는 안내라 거래처 경리가 문제를 일찍 말할 기회가 됩니다.
영어 독촉 메일 제목은 어떻게 쓰나요?
인보이스 번호, 금액과 통화, 기한을 제목에 넣습니다. 열지 않아도 무엇을 얼마 내야 하는지 보이게 해요.
영어 리마인드 메일에 연체이자를 적어도 되나요?
계약에 이자 조항이 있거나 적용 법이 이자를 인정할 때 적어요. 근거 없이 금액을 적으면 분쟁만 커집니다.
리마인드 메일에 새 계좌번호를 적어도 되나요?
적지 않는 편이 안전해요. 계좌 변경은 이메일 해킹 사기의 단골 수법이라 별도 확인 절차로 처리합니다.
청구스로 영어 연체 안내를 보낼 수 있나요?
운영사 확인(2026. 9. 29.) 기준, 상담으로 요청하면 영문 연체 안내 메일 템플릿을 설정할 수 있어요.
출처
참조 9건 중 1차출처 9건 · 본문 9,589자 · 읽는 시간 25분
- UNCITRAL — 국제물품매매계약에 관한 유엔협약(CISG) 원문 제59조·제63조·제64조·제78조 PRIMARY
- Your Europe(EU 공식) — Late payment: 이자 발생 시점, 회원국별 법정 지연이자율(2026. 7. 1.~12. 31.), 건당 40유로 회수비용 (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY
- 국가법령정보센터 — 상법 제54조(상사법정이율 연 6분) PRIMARY
- 국가법령정보센터 — 민법 제387조(이행기와 이행지체) PRIMARY
- 청구스 사용 가이드 — 연체가 나면 어떤 순서로 알림이 가는지 정하는 방법(연체 프로세스) (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY
- 청구스 사용 가이드 — 견적서·청구서 기본값 설정: 연체 알림 발송 주기·발송 시간, 신용조사(추심) 활성화 연체 일수 (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY
- 청구스 사용 가이드 — 고객이 받는 이메일·알림톡을 미리 보는 방법 (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY
- 청구스 사용 가이드 — 해외 고객에게 외화로 청구하는 방법 (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY
- 청구스 가격 안내 — 베이직·프로 연 구독료, 무료 요금제 (2026. 10. 8. 확인) PRIMARY